Hantering av personuppgifter för dig som förekommer i diariet

Information om hantering av personuppgifter till dig vars uppgifter finns med i handlingar eller information som skickats in till Mölndals stad och registrerats i  diariet.

Varje nämnd inom Mölndals stad ansvarar för sina egna allmänna handlingar och har oftast ett diarium där allmänna handlingar diarieförs (registreras) och sparas digitalt. De uppgifter som behandlas är de som du eller andra väljer att lämna till kommunen och som ska diarieföras enligt respektive nämnds dokumenthanteringsplan. Det kan handla om uppgifter som står i ett inskickat brev eller e-post men också om uppgifter som lämnas muntligt till en anställd inom kommunen.

Eventuella personuppgifter i diariet kommer att behandlas med rättsligt stöd av att behandlingen är nödvändiga för att kommunen ska kunna uppfylla sina skyldigheter enligt offentlighets- och sekretesslagen. Offentlighets- och sekretesslagen reglerar hur kommunen ska registrera inkomna handlingar så att allmänheten ska ha möjlighet att få insyn i och kunna granska kommunens verksamhet.

Uppgifterna sparas i enlighet med respektive nämnds dokumenthanteringsplan. De flesta handlingar bevaras för alltid och överförs efter en tid från diariet till kommunens e-arkiv.

Allmänna handlingar som upprättas av eller skickas till kommunen kan diarieföras i respektive nämnds IT-system. Ärenden i kommunens vanligaste ärendehanteringssystem, Platina, är sökbara för allmänheten via kommunens webbdiarium. I webbdiariet syns ärendets diarienummer, rubrik, handläggare och andra uppgifter om ärendet. Om ärendets initierare är en privatperson syns inte dennes namn i webbdiariet.

Enskilda personer kan begära ut uppgifter eller handlingar som innehåller dina personuppgifter. Om uppgiften inte är skyddad av sekretess är kommunen skyldig att lämna ut uppgifterna. Detta styrs av offentlighets- och sekretesslagen och sekretess kan t.ex. gälla uppgifter som rör enskilda personers hälsa. En begäran om utlämnande av allmänna handlingar prövas av den nämnd vars diarium uppgifterna finns i. Enskilda kan också i enlighet med dataskyddsförordningen begära ett registerutdrag med uppgifter om vilka av deras egna personuppgifter som nämnden behandlar.

Du har möjlighet att vara anonym genom att inte uppge ditt namn eller andra personuppgifter vid kontakt med kommunen, men om du har lämnat uppgifter om dig kan kommunen behöva registrera dessa. Du kan alltså inte begära att vara anonym i efterhand.

Förutom att allmänheten kan begära ut uppgifterna kan dessa också komma att delas med de leverantörer som tillhandahåller kommunens ärendehanteringssystem och e-arkiv. I dessa fall finns avtal om att uppgifterna inte får föras vidare. Inga uppgifter behandlas i ett annat land.

Du har rätt att kontakta respektive nämnd för att få information om vilka uppgifter om dig som de behandlar. Om du anser att dina personuppgifter behandlas på ett felaktigt sätt har du rätt att begära rättelse hos den ansvariga nämnden och att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.

Kontaktuppgifter till nämndernas dataskyddsombud

Hjälpte den här informationen dig?

|

Dela på:

Senast uppdaterad 2020-06-12 16.11