Hantering av personuppgifter inom social- och arbetsmarknadsförvaltningen

Information om hantering av personuppgifter till dig som har kontakt med social- och arbetsmarknadsförvaltningen.

Social- och arbetsmarknadsförvaltningen ansvarar främst för socialtjänstens individ- och familjeomsorg, kommunala arbetsmarknadsfrågor och integrationsfrågor för personer som bor eller vistas i Mölndal. I samband med din kontakt med oss kommer vi att behandla dina personuppgifter som ett led i arbetet med att erbjuda service och svara för myndighetsutövning inom dessa områden.

Förvaltningens uppdrag är bland annat att utreda och fatta beslut om ansökningar om bistånd, anmälningar om oro för barn och vuxna, och verkställa och följa upp de insatser som beslutas. Handläggningen av ärenden och genomförande av insatser ska alltid dokumenteras, vilket innebär att vi måste behandla personuppgifter. Dokumentationen ska visa beslut och åtgärder som vidtas, samt omständigheter och händelser av betydelse. Handläggning av ett ärende omfattar alla åtgärder från det att ett ärende har öppnats tills det avslutas. Eftersom det är vår skyldighet att dokumentera krävs normalt inget samtycke från dig för att registrera personuppgifterna.

I vissa fall behöver vi även behandla personuppgifter för att kunna följa upp och utvärdera insatser för att säkerställa rättssäkerheten och utveckla och säkra kvaliteten. Vi behöver också uppgifterna för administration av till exempel avgifter och planering av verksamheten samt återsökning av statliga medel kopplat till den verksamhet som bedrivs.

Lagstiftning och rättslig grund

Dina personuppgifter hanteras i enlighet med gällande lagar samt kommunens egna riktlinjer för dataskydd. Hur personuppgifter inom socialtjänsten får och ska behandlas styrs av lagar som dataskyddsförordningen (GDPR), brottsdatalagen och lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten (SoLPUL) med tillhörande förordning (SoLPUF).

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna göra det som krävs enligt lagar som:

  • socialtjänstlagen (SoL)
  • lagen med särskilda bestämmelser om vård av unga (LVU)
  • lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM)
  • alkohollagen och
  • lagen om tobak och liknande produkter.

Inom våra verksamheter behandlas personuppgifter främst utifrån de rättsliga grunderna: avtal, rättslig förpliktelse, allmänt intresse eller myndighetsutövning.

Vilka uppgifter behandlas?

Inom socialtjänsten behandlas stora mängder personuppgifter. Men vi får bara behandla de uppgifter som är nödvändiga för att vi ska kunna utföra vårt uppdrag.

Vi kommer att behandla uppgifter om namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter. Uppgifter om anhöriga, utbildning, arbete och intressen kommer att behandlas om de är nödvändiga för handläggningen i ärendet.

En stor del av de personuppgifter som behöver behandlas inom socialtjänsten är känsliga eller särskilt integritetskänsliga. Det är framför allt uppgifter om hälsa och den sociala situationen så som bostadsförhållande, ekonomisk situation, civilstånd, sexualliv, missbruk, etniskt ursprung, våld och kriminalitet/brottsmisstanke. I vissa ärenden förekommer även biometriska eller genetiska uppgifter.

I vissa ärenden behöver personuppgifter behandlas om alla personer i hushållet för att vi ska kunna bedöma rätten till bistånd. Det gäller exempelvis vid ärenden rörande ekonomiskt bistånd och boende.

Hur länge sparas uppgifterna?

Dina personuppgifter kommer behandlas i ett verksamhetssystem där de i huvudsak blir en del av en digital personakt. Det innebär också att du förekommer i socialregistret i Mölndal. Huvudregeln är att uppgifterna i en personakt sparas i fem år efter att sista anteckningen gjordes i ärendet och sedan gallras (alltså raderas eller förstörs).

Vissa uppgifter får inte gallras enligt lag. Det gäller uppgifter om personer födda dag 5, 15 och 25 i varje månad, uppgifter i ärenden om faderskap/föräldraskap, uppgifter i ärenden om adoption och uppgifter om barn som varit placerade utanför hemmet. Alla dessa uppgifter ska bevaras, vilket innebär att de arkiveras hos stadsarkivet i Mölndal för all framtid. Vid avtal om vårdnad, boende och umgänge gallras avtalet först när barnet fyllt 18 år.

Om vi efter en orosanmälan eller liknande bedömer att du eller din/dina anhöriga inte ska ha fortsatt kontakt med oss ska det dokumenteras. Om vi inte inleder en utredning, och det inte finns en personakt sedan tidigare, sparas uppgifterna i en så kallad kronologisk pärm. Pärmen kan vara digital eller fysisk och bara behörig personal har tillgång till den. Uppgifterna i pärmen är inte sökbara utifrån namn eller personnummer och tas i regel bort efter 2 år.

Dina personuppgifter kan också vara en del av handlingar som diarieförs i vårt diarieförings- och ärendehanteringssystem. Handlingar som har diarieförts kommer i regel att bevaras för all framtid.

Mer information om hur dina uppgifter hanteras finns i nämndens dokumenthanteringsplan.

Insamling

Uppgifter om namn, personnummer och adress hämtas från kommuninvånarregistret när ett ärende aktualiseras. De personuppgifter vi sedan behandlar kommer i första hand från den person som ärendet berör och uppgifter som personen själv lämnar. För att säkerställa att ett ärende blir tillräckligt utrett har vi också skyldighet att inhämta de uppgifter som behövs. Därför kan uppgifter inhämtas från offentliga register, anhöriga, kontaktnät samt andra kommunala verksamheter och offentliga myndigheter.

I vissa fall kan vi behöva inhämta uppgifter utan att en person samtycker till det, till exempel om det behövs för att utreda om ett barn behöver stöd och hjälp, eller om en person behöver missbruksvård och det inte kan ges med samtycke. Om det har gjorts en anmälan om oro inhämtas även uppgifter från den som gjort anmälan och den som anmälan berör.

Utlämnande

Uppgifter som förekommer inom socialtjänsten omfattas av stark sekretess. Det innebär att information om personer som förekommer inom socialtjänsten inte får röjas om det inte står klart att personen eller närstående inte kommer till skada. Uppgifter om dig lämnas därför bara till andra om det finns stöd i lag eller samtycke från dig.

Vi måste i vissa fall lämna ut uppgifter som finns i socialtjänstens register till andra myndigheter. Det kan inträffa om det pågår en utredning hos socialtjänsten i en annan kommun. Även andra myndigheter har under vissa förutsättningar rätt att begära uppgifter ur våra register för att kunna utföra sitt arbete. Det gäller exempelvis Kriminalvården, Frivården, Överförmyndarnämnd och när en socialtjänst i en annan kommun utreder en ny uppdragstagare. Det kan också förekomma att vi lämnar ut personuppgifter till bland andra Försäkringskassan, Skatteverket, Polismyndigheten, Pensionsmyndigheten, Transportstyrelsen, Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg. Vi lämnar även ut uppgifter när vi svarar på yttranden till domstolar.

Dina personuppgifter delas också med personuppgiftsbiträden i form av företag som levererar de datasystem som är nödvändiga för vår verksamhet. I vissa fall kan även privata utförare av kommunal verksamhet få tillgång till dina personuppgifter så som företag som driver skyddat boende eller hem för vård eller boende (HVB). Företagen är då personuppgiftsansvariga för behandlingen de genomför i sin verksamhet, vilket betyder att de har ett eget ansvar för att behandla personuppgifterna på ett korrekt sätt.

Dina uppgifter kommer inte att lämnas ut till ett land utanför EU/EES.

Särskilt om inspektionen för vård och omsorg (IVO)

Inspektionen för vård och omsorg (IVO) har tillsyn över oss och ska kontrollera att vi följer de lagar och regler som finns för socialtjänsten. Vi är skyldiga att lämna ut alla personuppgifter i ärenden som IVO begär för att kunna göra sin kontroll.

Vi är också skyldiga att rapportera beslut om bistånd till IVO om personen som beviljats biståndet inte fått det inom tre månader. De personuppgifter som överlämnas är namn och personnummer.

Vi ska också föra en förteckning över de barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem som ska lämnas till IVO varje år. De uppgifter som lämnas är barnets namn, personnummer, insatsens period samt namn på förälder/föräldrar i familjehemmet.

När dina personuppgifter behandlas av förvaltningen har du som registrerad flera rättigheter.

Du har bland annat rätt att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig i ett så kallat registerutdrag. Vårdnadshavare kan även begära att få ta del av vilka personuppgifter som finns om barnet. Tänk på att ett registerutdrag inte är detsamma som att begära att ta del av exempelvis en handling eller en personakt.

Om du anser att dina uppgifter hos förvaltningen är felaktiga, ofullständiga eller irrelevanta kan du begära att få dem rättade. Du kan också begära att få dina personuppgifter raderade. Vi kan däremot normalt sätt inte radera uppgifter som registrerats enligt socialtjänstens dokumentationsskyldighet.

Du har också rätt att begära att personuppgiftsbehandlingen begränsas. Begränsa betyder att personuppgifterna bara får behandlas för vissa avgränsade syften. Det kan vara fallet när du har begärt en radering eller en rättelse och du vill att vi begränsar behandlingen till dess att en prövning är klar. I vissa fall har du också rätt att få dina uppgifter flyttade, så kallad dataportabilitet.

Om personuppgiftsbehandlingen sker med stöd av ditt samtycke har du när som helst rätt att återkalla ditt samtycke.

Om du anser att vi har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du också vända dig till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) för att lämna klagomål.

Social- och arbetsmarknadsnämnden är personuppgiftsansvarig för personuppgifter som behandlas av social- och arbetsmarknadsförvaltningen. Det innebär att nämnden har ansvar för att personuppgifterna behandlas lagligt, säkert och i övrigt korrekt. Nämnden har ett utsett dataskyddsombud som ska bevaka att dina personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt.

Här hittar du aktuella kontaktuppgifter till social- och arbetsmarknadsnämndens dataskyddsombud. Där kan du också läsa mer om hur Mölndals stad hanterar personuppgifter.

Dela på:

Senast uppdaterad