Komplexa samhällsutmaningar

Samhället förändras i en allt snabbare takt och de komplexa samhällsutmaningarna kan komma att öka framöver.

Några exempel som vi har märkt av de senaste åren är integrationsfrågan, covid-19 och klimatkrisen, upplevd otrygghet och polarisering. Det står klart att samverkan är en nyckelframgångsfaktor för att tackla utmaningarna. Följande text behandlar förslag på hur samverkan kan underlättas både mellan organisationer och inom en organisation.

Sverige

Samhällets institutioner som vi känner dem i dag byggdes upp under industrialiseringen, alltså för mer än 100 år sedan. De utformades i första hand för att tjäna samhället, till exempel skulle skolan producera medborgare som efter genomförd skolgång snabbt kunde börja arbeta i industrin. Människan var inte i centrum. Att bryta dessa organisationsgränser för att samlas kring gemensamma utmaningar utifrån ett individperspektiv har visat sig vara svårt.

Samverkan

Samverkan ses som en lösning av många, både inom och mellan organisationer. Det kan dock vara ett trubbigt verktyg då det kan leda till oklar ansvarsfördelning och ökad byråkrati. Det är också svårt att följa upp och utvärdera hur arbetet har gått.

Svårt men inte omöjligt

Samverkan kring komplexa samhällsutmaningar mellan olika organisationer kräver tydlig ansvarsfördelning. För att möta dessa utmaningar behöver samverkan organiseras, styras och ledas på ett tydligt sätt. Annars finns det en överhängande risk att olika aktiviteter i olika organisationer sker utan en gemensam riktning.

Checklista vid organisatorisk samverkan

  • Bygg samverkan på formell grund.
  • Beskriv vad som ska uppnås i samverkansarbetet.
  • Identifiera och beskriv vilka roller och vilket ansvar som olika aktörer i arbetet har.
  • Klargör vilken aktör som samordnar, administrerar och följer upp samverkansarbetet.
  • Kom överens om finansieringen och verka för ett gemensamt finansiellt ansvarstagande.
  • Kom överens om en beslutsprocess.
  • Följ upp och utvärdera kontinuerligt för att nå ett lärande i organisationen.

Samverkansstrategier

Är en lösning att göra större organisationsförändringar? Svaret på den frågan är enligt aktuell forskning från Lunds universitet troligen nej. Större förändringar av organisationer är kostsamma och tar mycket tid i anspråk. Resultatet är heller inte garanterat positivt. Ett billigare sätt att försöka slå sönder våra stuprör är att applicera ett mer samarbetsorienterat tanke- och arbetssätt. Nedan följer en kortare beskrivning kring fyra bevisade framgångsrika strategier för att bryta sönder stuprör och uppmuntra gränsöverskridande arbete, som kan hjälpa oss att tackla komplexa samhällsutmaningar.

1. Stöd och utveckla kulturmäklare

Kulturmäklare agerar som broar som får andra medarbetare att samarbeta. Genom att agera som en bro med kunskap kring båda sidors ämnesområden får man medarbetare att samarbeta på ett helt annat sätt än i arbetsvardagen.

2. Uppmuntra människor att ställa frågor på ett öppet, opartiskt sätt som verkligen utforskar andras tänkande

Både chefer och medarbetare ska uppmuntras att ställa frågor som Varför? Tänk om? och Hur skulle vi? Om de uppmuntras att ställa dessa typer av frågor kommer de med tiden att bli mer nyfikna och lära sig mer om hur andra i organisationen tänker, vilket underlättar gränsöverskridande samarbete.

3. Få människor att aktivt inta andra synpunkter

Ledningen bör uppmuntra medarbetare att inta andras synpunkter/ståndpunkter. Genom att göra det ökar chansen att man verkligen förstår hur den andre tänker, vilket bidrar till ett kollektivt lärande.

4. Bredda medarbetarnas perspektiv till att omfatta mer avlägsna nätverk

Medarbetarna bör uppmuntras att gå med i nätverk utanför organisationen. Genom att stödja nätverkande kan framför allt chefer hjälpa sina medarbetare att få tillgång till nya kunskapsområden och att lära sig av människor som tänker annorlunda än dem.

Nya verktyg

Att ta del av andras kompetens som beskrivs ovan är en god grund för att staden ska kunna bemästra fler komplexa utmaningar. Men hur ser det ut när kompetenserna ska samarbeta i till exempel projekt för att driva innovation? Behövs det ett mer agilt tankesätt för att verkligen kunna nyttja den kompetens som finns på bästa sätt?

Nedan följer en kort beskrivning av det agila mindsetet komprimerat till fyra principer:

  1. Förvänta dig, och välkomna förändring: Mycket tyder på att förändringstakten kommer att öka. Att välkomna och hantera förändringstakten kommer att vara en framgångsfaktor.
  2. Ersätt resursfokus med kundfokus: Medarbetaren och medborgaren är alltid i fokus. Resurserna bör organiseras runt dessa.
  3. Testa och inhämta feedback: Våga testa innan det är färdigt och utveckla tjänster tillsammans med dem som tjänsterna är till för.
  4. Gå från kontroll till förtroende: Utveckla avdelningsöverskridande, självorganiserande team som bryter stuprören. Om teamen får rätt förutsättningar kommer de att ha egna drivkrafter att lösa utmaningar.

Användarresa

Oavsett hur mycket samarbete eller agila arbetssätt som etableras i staden kommer det aldrig att bli helt lyckat om vi inte involverar dem som vi faktiskt är till för, våra kommuninvånare, brukare eller kunder. När tjänster och service utvecklas för att möta komplexa problem behöver den stå i fokus som faktiskt ska använda tjänsterna i slutändan.

Ett sätt att involvera medborgarna mer är att arbeta med användarresor. Genom att förstå vad en person går igenom före, under och efter användandet av en tjänst kan tjänsten utformas för användarens behov. Användarresan är ett visuellt verktyg som visar den nuvarande eller framtida helhetsupplevelsen av en tjänst. Den utgår från den som ska använda en tjänst, och pekar särskilt ut både smärtpunkter och höjdpunkter för de olika användarna. Genom att intervjua medborgaren/brukaren/kunden om dennes upplevelser före, under och efter användandet kan tjänsten utformas så att den på bästa sätt matchar det som denne efterfrågar.

Att fundera vidare på

  • Vilka bra exempel har ni på samverkan i er egen verksamhet? Vad har varit framgångsfaktorer?
  • Vad behövs för att utveckla en effektiv samverkan? Vilken typ av samverkan skulle era medborgare/brukare/kunder ha behov av?
  • Känner ni er nyfikna på ett mer agilt arbetssätt? Vad krävs i så fall för att ni ska arbeta med det?
  • Vilken kunskap finns kring användarresor i er verksamhet? Hur kan ni göra för att öka den?
  • Hur kan en systematik kring samverkan byggas upp? I dag är den oftast personbunden. Om exempelvis en nyckelperson som har ett uppbyggt nätverk slutar sin anställning finns det en risk att arbetet faller i glömska och man måste börja om på ny kula.

Källor

Publicerad: 2021-01-26
Senast uppdaterad: 2022-02-09