Personuppgifter för anställd

Mölndals stad behandlar personuppgifter om dig som anställd för att kunna tillgodose sitt ansvar som arbetsgivare. Grunderna för behandling är dels anställningsavtalet där arbetsgivaren är skyldig att bland annat betala ut lön. Dels grundar sig också behandlingar på arbetsrättslig lagstiftning.

Anställningsuppgifter såsom namn, adress, personnummer och de uppgifter som krävs för att betala ut lön behandlas i det centrala personal- och lönesystemet.

Dokumentation rörande din anställning kommer att samlas i en personalakt som förvaras i arkiv hos löneenheten. I din personalakt sparas:

• dina ansökningshandlingar,
• eventuella betyg och utbildningsbevis,
• ditt anställningsavtal samt andra dokument som kan förekomma under din anställning, exempelvis om du anmäler att du har en bisyssla eller söker om ett tjänstgöringsintyg.

I personalakten samlas också de dokument som uppstår när du slutar din anställning, såsom begäran om uppsägning eller ansökan om pension.

Uppgifterna från personalsystem och personalakt kommer att gallras och arkiveras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.

Dina anställningsuppgifter kommer att föras över till stadens användarkatalog för att hantera behörigheter till de IT-system du behöver för din anställning. Exempelvis system för passage, adressbok, telefonbok och i din profil för stadens intranät. Om du har en chefsbefattning eller en expertfunktion kan dina kontaktuppgifter komma att publiceras på hemsidan.

Dina anställningsuppgifter kommer även att föras över till stadens system för beslutstöd, som används för att följa upp verksamheterna i staden. Det är enbart behörig chef, behöriga HR-konsulter och ekonomer som kommer åt dessa uppgifter.

Om du är medlem i ett fackförbund meddelar fackförbundet din fackliga tillhörighet till arbetsgivaren. Facklig tillhörighet hanteras i personalsystemet. Detta behövs för att hantera den årliga löneöversynen och chefers lönesättning av anställda. Fackliga organisationer anmäler också själva sina fackliga företrädare.

Arbetar du som vikarie via stadens vikarieenhet kommer dina personuppgifter att behandlas för att hantera när och var du kan arbeta, via stadens vikariehanteringssystem.

Friskvård och företagshälsovård

För ändamålen frisk- och företagshälsovård har stadens leverantörer tillgång till ditt namn, personnummer och anställningsuppgifter.

Som anställd i Mölndals stad har du rätt till friskvård. För månadsanställda hanteras detta av företaget Epassi. Epassi behandlar personuppgifter för att kunna matcha och använda uppgifter om innestående friskvårdbidrag med tillgängliga friskvårdsleverantörer. Epassi hanterar bara dina uppgifter under den tid du är anställd i Mölndals stad.

Vid behov kan du som anställd få tillgång till de tjänster som företagshälsovården tillhandahåller. För detta ändamål har upphandlad företagshälsovård, Pe3, tillgång till dina anställningsuppgifter. Ifall du har ett ärende hos Pe3 ansvarar dom för behandlingen av dina personuppgifter. Du kan vända dig direkt till dom vid eventuella frågor om deras personuppgiftsbehandlingar. Pe3 får enbart tillgång till dina person- och anställningsuppgifter när du nyttjar någon av deras tjänster.

Uppgifter om annan än dig själv

Utöver uppgifter om dig själv kan du som anställd ange en närmast anhörig. Detta är frivilligt att uppge men det är bra att göra ifall arbetsgivaren snabbt behöver veta vem de ska kontakta vid ett eventuellt olycksfall.

De uppgifter på anhörig som du uppger i stadens personal- och lönesystem kan du själv när som helst byta ut eller ta bort. I vissa fall finns andra rutiner på din enhet. För olika former av frånvaro kopplat till barn, såsom vård av barn eller föräldraledighet, behöver du uppge barnets födelsedatum.

Övriga behandlingar

Under din anställning kan dina uppgifter komma att behandlas för ytterligare ändamål, som till exempel:

• rehabilitering
• disciplinärenden
• kränkande särbehandling, trakasserier, mobbning
• arbetsskador/ tillbudsanmälan

Detta är behandlingar som bara sker vid behov. Vid upprepad korttids- eller långtidsfrånvaro så görs en rehabiliteringsutredning där man går igenom vilka åtgärder som kan vidtas för att förhindra eller förkorta medarbetarens sjukfrånvaro. Ifall du råkar ut för en arbetsskada anmäler du själv det i stadens IT-stöd för arbetsskador och tillbud. När en anmälan om arbetsskada inkommit och behandlats anmäls arbetsskadan till AFA försäkring och Försäkringskassan.

Dokumentation av processerna ovan sker i IT-systemen Adato, Stella och Novi. Endast behörig chef, behörig HR-konsult och systemförvaltare har tillgång till dina uppgifter i systemen. Uppgifterna behandlas i syfte att uppfylla lagkrav på Mölndals stad som arbetsgivare, främst utifrån arbetsmiljölagen. Dessa processer ingår också i Mölndals stads systematiska arbetsmiljöarbete.

Är du anställd som lärare i Mölndals stad förs uppgifter om din lärarlegitimation över ifrån Skolverket. Detta för att säkerställa och hantera korrekta behörigheter utifrån skollagens krav. Uppgifterna sparas i ett IT-stöd som enbart är tillgängligt för medarbetare på HR-avdelningen.

Du som anställd kan läsa mer i respektive rutin på stadens intranät.