Translate

Use Google to translate the web site.
We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Translate
Mölndals stads startsida

Personuppgifter för anställd

Mölndals stad behandlar dina personuppgifter för att kunna tillgodose sitt ansvar som arbetsgivare utifrån anställnings­avtalet och arbetsrättslig lagstiftning.

Vilka uppgifter behandlas och varför?

Mölndals stad behandlar personuppgifter om dig som anställd för att kunna tillgodose sitt ansvar som arbetsgivare. Grunderna för behandling är dels anställningsavtalet där arbetsgivaren är skyldig att bland annat betala ut lön. Dels grundar sig också behandlingar på arbetsrättslig lagstiftning.

Anställningsuppgifter såsom namn, adress, personnummer och de uppgifter som krävs för att betala ut lön behandlas i det centrala personal- och lönesystemet.

Dokumentation rörande din anställning kommer att samlas i en personalakt som förvaras i arkiv hos löneenheten. I din personalakt sparas:

  • dina ansökningshandlingar,
  • eventuella betyg och utbildningsbevis,
  • ditt anställningsavtal samt andra dokument som kan förekomma under din anställning, exempelvis om du anmäler att du har en bisyssla eller söker om ett tjänstgöringsintyg.

I personalakten samlas också de dokument som uppstår när du slutar din anställning, såsom begäran om uppsägning eller ansökan om pension.

Uppgifterna från personalsystem och personalakt kommer att gallras och arkiveras i enlighet med kommunstyrelsens dokumenthanteringsplan.

Dina uppgifter kommer att föras över till stadens användarkatalog för att hantera behörigheter till de IT-system du behöver för din anställning. Exempelvis system för passage, adressbok, telefonbok och i din profil för stadens intranät. Om du har en chefsbefattning eller en expertfunktion kan dina kontaktuppgifter komma att publiceras på hemsidan.

Om du är medlem i ett fackförbund meddelar fackförbundet din fackliga tillhörighet till arbetsgivaren. Facklig tillhörighet hanteras i personalsystemet. Detta behövs för att bland annat hantera den årliga löneöversynen och chefers lönesättning av anställda. Fackliga organisationer anmäler också själva sina fackliga företrädare.

Arbetar du som vikarie via stadens vikarieenhet kommer dina personuppgifter att behandlas för att hantera när och var du kan arbeta, via stadens vikariehanteringssystem.

Friskvård och företagshälsovård

För ändamålen frisk- och företagshälsovård har stadens leverantörer tillgång till ditt namn, personnummer och anställningsuppgifter.

Som anställd i Mölndals stad har du rätt till friskvård. För månadsanställda hanteras detta av företaget Actiway. Actiway behandlar personuppgifter för att kunna matcha och använda uppgifter om innestående friskvårdbidrag med tillgängliga friskvårdsleverantörer. Actiway hanterar bara dina uppgifter under den tid du är anställd i Mölndals stad.

Vid behov kan du som anställd få tillgång till de tjänster som företagshälsovården tillhandahåller. För detta ändamål har upphandlad företagshälsovård, Previa, tillgång till dina anställningsuppgifter. Ifall du har ett ärende hos Previa ansvarar de för behandlingen av dina personuppgifter, så dit kan du vända dig vid eventuella frågor om deras personuppgiftsbehandlingar. Har du aldrig varit i kontakt med företagshälsovården gallras dina uppgifter hos dem när du avslutar din anställning i Mölndal.

Uppgifter om annan än dig själv

Utöver uppgifter om dig själv kan du som anställd ange en närmast anhörig. Detta är frivilligt att uppge men det är bra att göra ifall arbetsgivaren snabbt behöver veta vem de ska kontakta vid ett eventuellt olycksfall.

De uppgifter på anhörig som du uppger i stadens personal- och lönesystem kan du själv när som helst byta ut eller ta bort. I vissa fall finns andra rutiner på din enhet. För olika former av frånvaro kopplat till barn, såsom vård av barn eller föräldraledighet, behöver du uppge barnets personnummer.

Övriga behandlingar

Under din anställning kan dina uppgifter komma att behandlas för ytterligare ändamål, som till exempel:

  • rehabilitering
  • disciplinärenden
  • kränkande särbehandling, trakasserier, mobbning
  • arbetsskador/ tillbudsanmälan

Detta är behandlingar som bara sker vid behov. Exempelvis om du blir sjuk och är borta 21 dagar från ditt arbete så görs en rehabiliteringsutredning där man går igenom vilka åtgärder som kan vidtas för att förhindra eller förkorta medarbetarens sjukfrånvaro. Ifall du råkar ut för en arbetsskada anmäler du själv det i stadens IT-stöd för arbetsskador och tillbud. När en anmälan om arbetsskada inkommit och behandlats anmäls arbetsskadan till AFA försäkring och Försäkringskassan.

Dokumentation av processerna ovan sker i IT-systemen Adato och Lisa. Endast behörig chef, behörig HR-konsult och systemförvaltare har tillgång till dina uppgifter i systemen. Uppgifterna behandlas i syfte att uppfylla lagkrav på Mölndals stad som arbetsgivare, främst utifrån arbetsmiljölagen. Dessa processer ingår också i Mölndals stads systematiska arbetsmiljöarbete.

Du som anställd kan läsa mer i respektive rutin på stadens intranät.

Insamling och utlämnande av uppgifter

Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss kommer staden att samla in personuppgifter från andra källor såsom Skatteverket och befolkningsregistret.

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till andra myndigheter, det handlar då om nödvändig information till myndigheter såsom Försäkringskassan, Skatteverket, SCB, polisen eller andra myndigheter om arbetsgivaren är skyldig att göra det enligt lag.

Uppgifterna kan också lämnas till företag som utför vissa uppgifter åt staden, i dessa fall tecknas personuppgiftsbiträdesavtal som reglerar hur uppgifterna får användas. Det handlar bland annat om:

  • Betalningar (fakturahantering, banker och betaltjänstleverantörer).
  • IT-tjänster (tillhandahålla verksamhetsstöd, hantera drift, support och underhåll av våra IT-lösningar).
  • Transporter (taxi- och bussbolag för persontransporter).
  • Personal (rekryteringsföretag, medarbetarundersökningar).

Rätt att klaga och kontaktuppgifter

Om du anser att staden har behandlat dina personuppgifter felaktigt kan du begära rättelse hos staden samt vända dig till Datainspektionen som är tillsynsmyndighet. Du har även rätt att få besked om vilka av dina personuppgifter som staden behandlar.

Aktuella kontaktuppgifter till stadens dataskyddsombud.

Kontakt

Mölndals stad
Göteborgsvägen 11-17
431 82 Mölndal
031-315 10 00 växel
031-87 76 68 fax
stad@molndal.se

Stadshusets öppettider
måndag 8.00-16.30
tisdag     8.00-16.30
onsdag   8.00-16.30
torsdag   8.00-16.30
fredag     8.00-16.00

Hjälpte den här informationen dig?

|

Dela på:

Senast uppdaterad 2018-05-24 13.24